Kontrolni seznam, preden naročite predlogo za PowerPoint in Keynote
Kratek seznam vprašanj, ki jih je dobro razčistiti, preden se odločite za predlogo: kdo jo bo uporabljal, kaj mora zmoči in kako jo boste vzdrževali, ko projekta ni več.
5 min branja
Najprej: kdo bo predlogo dejansko uporabljal
Pred prvo skico se vprašajte, kdo bo predlogo odpiral vsak teden. Pri predlogi ni pomembno, ali je všeč vodstvu, ampak ali jo brez težav uporabi kolegica, ki ima za pripravo predstavitve eno uro in nima oblikovalskega znanja. Če si predstavljamo samo idealnega uporabnika, nastane predloga, ki je lepa v izložbi in nerodna v vsakdanu.
Zato priporočamo, da si pred pogovorom z nami zapišete pet do deset ljudi, ki bodo predlogo uporabljali, in kratko opišete, kaj običajno pripravljajo: prodajne ponudbe, interna poročila, predavanja ali govore na konferencah. Že ta seznam pokaže, koliko različnih postavitev boste potrebovali in kje je smiselno omejiti izbiro.
V naši praksi se pogosto izkaže, da ekipa potrebuje manj postavitev, kot si sprva misli. Dvanajst dobro premišljenih diapozitivov pogosto pokrije več kot petdeset pomanjkljivo razločenih. Odločitev o obsegu je tako prva točka na seznamu, ne zadnja.
- Kdo bo predlogo uporabljal in kako pogosto
- Katere vrste predstavitev ekipa najpogosteje pripravlja
- Koliko ljudi sodeluje pri eni sami predstavitvi
Programi, naprave in način deljenja datotek
Naslednje vprašanje je tehnično, a pogosto odloča o uspehu. Ali ekipa dela v programu PowerPoint, v programu Keynote ali v obeh? Ali predstavitve odpirate na delovnih računalnikih, na prenosnikih strank ali na računalnikih v konferenčnih dvoranah? Predloga, ki se v enem programu prikaže pravilno, se v drugem lahko premakne, zamenja pisavo ali izgubi učinke.
Če je potrebna prenosljivost med programoma, to povemo vnaprej in izbiro pisav, senc ter animacij prilagodimo. Včasih je razumno pripraviti dve ločeni datoteki, vsako prilagojeno svojemu programu, namesto ene, ki bi kompromisno delovala slabo povsod.
Pomislite tudi na pot datoteke: se predloga shranjuje v skupni mapi, pošilja po elektronski pošti ali nalaga v spletno orodje? Odgovor vpliva na velikost slik, vgrajene pisave in način zaščite, da nihče po nesreči ne prepiše osnovne datoteke.
- Program ali programi, v katerih predloga mora delovati
- Naprave in dvorane, kjer boste predstavljali
- Kje se predloga shranjuje in kdo jo lahko spreminja
Kaj naj predloga zajema in česa ne
Dobra predloga ni zbirka vseh možnih diapozitivov. Določite, kaj mora vsebovati: naslovni diapozitiv, ločilnik poglavij, postavitev z besedilom, postavitev z grafikonom, dvostolpčni prikaz, citat, zaključek s kontaktom. Vse ostalo naj bo izbirno, sicer se ekipa izgubi med možnostmi in začne oblikovati po svoje.
Pomembna je tudi barvna paleta. Priporočamo omejen nabor barv, ki so jasno poimenovane in dostopne neposredno v meniju programa, tako da uporabnik ne ugiba odtenkov. Enako velja za pisave: ena za naslove, ena za besedilo, brez improvizacije.
Odločiti se je treba še, ali predloga vsebuje primere izpolnjenih diapozitivov. Nekatere ekipe jih cenijo kot vodilo, druge jih izbrišejo že prvi dan. Povejte nam, kakšna je vaša navada, in izdelali bomo različico, ki ji ustreza.
- Seznam obveznih postavitev in izbirnih dodatkov
- Barve in pisave, določene vnaprej
- Primeri izpolnjenih diapozitivov: da ali ne
Pravila uporabe: kje se prožnost konča
Predloga brez pravil se po nekaj mesecih razblini. Vsak uporabnik doda svojo sliko, svojo barvo, svoj okvir, in znamčna dosleonost je izgubljena. Zato je del dela tudi kratek priročnik, običajno ena do dve strani, ki pove, kaj se sme spreminjati in kaj ne.
Dobro je, da priročnik odgovori na vsakdanja vprašanja: kako vstaviti sliko brez popačenja, kako dodati nov grafikon, kako ravnati z dolgim besedilom, kdaj uporabiti ločilnik. Če so odgovori v predlogi sami, v opombah diapozitivov, jih uporabnik najde tam, kjer jih potrebuje.
Premislite tudi, kdo v podjetju odloča o izjemah. Včasih potrebuje direktor poseben diapozitiv za investitorje, ki ne sledi pravilom. To je v redu, če obstaja jasna oseba, ki izjemo odobri, in če se izjema ne preseli v osnovno datoteko.
- Kaj se sme spreminjati in kaj ostane fiksno
- Kratek priročnik z odgovori na vsakdanja vprašanja
- Oseba, ki odloča o izjemah
Posodabljanje in prihodnost predloge
Predloga je živ dokument. Blagovna znamka se spremeni, pride nov program, nova različica obstoječega, nov produkt, ki potrebuje svojo postavitev. Pred odločitvijo se vprašajte, kdo bo predlogo vzdrževal, ko projekta z nami ne bo več.
Priporočamo, da v ekipi določite eno osebo, ki je skrbnik predloge. Ta oseba ima dostop do glavne datoteke, zbira predloge za izboljšave in jih enkrat ali dvakrat letno uvede. Če take osebe ni, je pogosto bolje dogovoriti manjše posodobitve z nami že na začetku.
Dobro je tudi vprašati, kaj prejmete ob zaključku: izvorne datoteke, pisave ali navodila za njihovo namestitev, priročnik, posnetek ali kratko uvajanje. Vse to naj bo dogovorjeno vnaprej, da ob prvi težavi ne iščete, kdo kaj ima.
- Kdo je skrbnik predloge v vaši ekipi
- Kaj prejmete ob zaključku dela
- Kako in kdaj se predloga posodablja
Roki, preizkus in zadnja vprašanja pred odločitvijo
Zadnji sklop zajema praktične stvari. Kdaj potrebujete predlogo? Če je pred vrati konferenca ali četrtletno poročilo, je pametno predlogo preizkusiti na resničnem gradivu, še preden jo razdelite celotni ekipi. Takrat se pokažejo težave, ki jih na prazni datoteki ne opazite.
Priporočamo preizkus z dvema ali tremi uporabniki različnih izkušenj. Naj sestavijo kratko predstavitev iz svojega gradiva in zapišejo, kje so obstali. Te opombe so za nas dragocene, saj popravke lahko vnesemo, preden predloga zaživi.
Na koncu se vprašajte, ali je predloga res pravi odgovor. Včasih zadošča že preprosta ureditev obstoječih diapozitivov. Če je tako, vam bomo to povedali, še preden se odločite za večji projekt.
- Rok, do katerega predloga mora biti pripravljena
- Preizkus z dvema ali tremi uporabniki
- Ali je predloga res potrebna ali zadošča manjša ureditev
Kontrolni seznam ni namenjen temu, da bi vas odvrnil od predloge, ampak da bi jo naročili premišljeno. Če imate odgovore na vprašanja o uporabnikih, programih, obsegu, pravilih, vzdrževanju in rokih, je pogovor z nami kratek in konkreten. Če odgovorov še nimate, ni težava: skupaj jih lahko razčistimo na prvem pogovoru in šele nato določimo obseg dela.
