Kako nastane predloga, ki jo ekipa res uporablja

Začnemo s starimi predstavitvami, ne s prazno stranjo

Ko pride naročilo za predlogo, najprej prosim za deset do petnajst predstavitev, ki jih ekipa zares uporablja. Ne izbiram najlepših, ampak tiste, ki so nastale v naglici, tik pred sestankom ali konferenco. Prav v njih se vidi, kje se ljudje zatikajo: kam prilepijo logotip, kako dolge naslove pišejo, kolikokrat ročno premikajo okvirje.

Pregled traja nekaj ur in mi pove več kot daljši vprašalnik. Včasih odkrijem, da ista ekipa uporablja štiri različne velikosti naslova in tri odtenke iste modre. Takšne razlike ne pomenijo nepazljivosti, ampak pomanjkanje orodja, ki bi jim pot do skladnega videza olajšalo.

Iz pregleda nastane kratek seznam težav, ki ga pošljem naročniku, še preden odprem program. Tako se že na začetku dogovorimo, kaj bo predloga reševala in česa ne bo poskušala narediti.

• Zberemo realne, ne idealne predstavitve
• Označimo ponavljajoče se ročne popravke
• Seznam težav potrdi naročnik

Skelet predloge: matrica, postavitve in mreža

Prava predloga ni zbirka lepih diapozitivov, ampak urejena matrica z nizom postavitev. Najprej določim mrežo: robove, stolpce in razmike, ki veljajo za vse. Šele nato oblikujem naslovno stran, razdelilnik poglavij, diapozitiv z besedilom, s sliko, z dvema stolpcema in z grafikonom.

Vsaka postavitev dobi razumljivo ime, ker se ljudje v seznamu postavitev orientirajo po besedah, ne po sličicah. Prav tako ugasnem možnosti, ki jih nihče ne potrebuje. Manj izbir pomeni manj odstopanj, in to je pri skupni uporabi pomembnejše od svobode.

Isto mrežo prenesem v PowerPoint in Keynote, kadar ekipa uporablja oba. Vsebina se pri tem malo razlikuje, ker oba programa različno ravnata z besedilnimi okvirji, zato posebej preverim, da se razmerja ohranijo.

Barve, pisave in težave, ki jih prinese prava računalniška namizja

Barvno paleto vgradim v temo predloge, tako da jo uporabnik najde v običajnem izbirniku barv. Poleg osnovnih odtenkov pripravim še nekaj nevtralnih in en poudarni, ki jih ekipa smi uporabljati za grafikone. Tako se ne zgodi, da bi vsak sam iskal pravo vrednost.

Pri pisavah sem previdna. Če ekipa nima nameščene izbrane pisave, se predstavitev na tujem računalniku sama prelomi in razbije postavitev. Zato ob dobavi vedno preverim, ali so pisave dostopne vsem uporabnikom, in po potrebi izberem rešitev, ki deluje brez dodatnih namestitev.

Preizkus naredim tudi na starejšem prenosniku in na projektorju z nižjo ločljivostjo. Barve, ki na mojem zaslonu delujejo odlično, se včasih na platnu izgubijo, zato kontrast pri besedilu raje dvignem.

• Barve so del teme, ne ročno vnesene vrednosti
• Pisave preverimo na računalnikih ekipe
• Preizkus na projektorju pred oddajo

Preizkus na pravi vsebini in en krog popravkov

Ko je predloga videti končana, jo preizkusim z dejanskim gradivom naročnika. Vzamem eno od starih predstavitev in jo prenesem v novo predlogo. Tu se pokažejo težave, ki jih prazni diapozitivi skrivajo: predolgi naslovi, preozke tabele, slike z nenavadnimi razmerji stranic.

Popravke zberem v enem krogu in jih uvedem naenkrat, da se predloga med delom ne spreminja pod rokami. Naročniku pošljem kratek posnetek zaslona ali datoteko za pregled, nato pa dogovorjene spremembe vgradim v končno različico.

Zgodi se, da me preizkus prisili v spremembo, ki bi je sama ne predvidela. Nekoč se je izkazalo, da ekipa pogosto vstavlja citate strank, zato sem dodala postavitev samo zanje. Take stvari se naučiš samo s pravo vsebino.

Navodila na eni strani in primopredaja

Predloga brez navodil se hitro pokvari. Zato priložim kratek dokument, ki na eni strani pove, kako izberemo postavitev, kako vstavimo sliko, kam sodi logotip in česa ne spreminjamo. Ne pišem priročnika za strokovnjake, ampak liste, ki jih prebereš v pol minute.

Ob predaji ekipi pokažem delovanje na primeru njihove vsebine. Običajno zadostuje krajši pogovor, v katerem odgovorim na vprašanja in vidim, kje se ljudje še obotavljajo. Tisto, kar se ponovi trikrat, dopišem v navodila.

Datoteke oddam v obliki, ki jo ekipa lahko shrani na skupni prostor, in poskrbim, da je izvirna predloga zaščitena pred nenamernimi spremembami. Tako ostane referenca, od katere se vsak nov dokument začne znova.

• Navodila na eni strani
• Pokažemo delo na njihovi vsebini
• Izvirna predloga ostane nespremenjena

Kaj se zgodi po predaji

Delo se po predaji ne konča takoj. Po nekaj tednih naročnika povprašam, kje so se pojavile težave, in če je treba, vgradim manjše izboljšave. To so običajno stvari, ki jih nihče ni mogel predvideti: nov tip grafikona, nova različica programa, nov sodelavec, ki predlogo uporablja drugače.

Dobra predloga se pozna po tem, da je ne opaziš. Ekipa pripravlja predstavitve hitreje, občinstvo pa vidi skladen videz, ne da bi kdo razmišljal o robovih in odtenkih. Prav zato je večina našega dela nevidna, razen v trenutku, ko predloge ni več in se pojavi kaos.

Spomladi, ko se začnejo konference in letna poročila, najpogosteje prejmem prošnjo za osvežitev. Takrat se najbolj splača vrniti k skeletu in preveriti, ali še ustreza.