Kaj pomeni »glavni diapozitiv« in zakaj ga predloga potrebuje

Kaj je glavni diapozitiv v preprostih besedah

V poklicu pogosto slišimo izraz »master«, v slovenskem vmesniku pa se pojavi kot glavni diapozitiv. Najlažje si ga predstavljate kot kalup za peko. Ko pripravite kalup, so vsi piškoti enaki, ne da bi jih oblikovali enega po enega. Glavni diapozitiv določa, kje stoji naslov, kolikšna je pisava besedila, kakšna je barva ozadja in kam sodi logotip.

Vsak diapozitiv v predstavitvi se po tem kalupu ravna. Če na glavnem diapozitivu spremenite pisavo naslova, se spremeni na vseh straneh hkrati. Če bi isto spremembo delali ročno, bi pri petdesetih diapozitivih izgubili uro in enega ali dva pozabili.

Veliko ljudi glavnega diapozitiva sploh ne odpre, ker je skrit v zavihku Pogled. Zato predstavitve nastajajo z lepljenjem besedil in ročnim popravljanjem velikosti, kar je vzrok za večino neenotnosti, ki jih vidimo pri strankah.

Pri predlogah, ki jih izdelujemo za ekipe, je prav ta del najpomembnejši. Videz ni v posameznih diapozitivih, ampak v pravilih, ki jih za njimi drži glavni diapozitiv.

Postavitve: od kalupa do razporeditve

Pod glavnim diapozitivom živijo postavitve. Vsaka je različica kalupa za določeno vrsto vsebine: naslovni diapozitiv, besedilo z eno stolpčno razporeditvijo, dva stolpca, velika slika, samo citat, zaključek. Postavitev ni isto kot diapozitiv. Je recept, po katerem diapozitiv nastane.

Ko uporabnik doda nov diapozitiv, izbere postavitev in v pripravljena polja vpiše vsebino. Ne rišemo več okvirjev, ne merimo robov in ne ugibamo, kako velik naj bo naslov. To prihrani čas in, kar je pomembneje, zmanjša možnost napake.

Dobra predloga ima običajno med šest in deset postavitev. Več jih ni treba, ker ljudje med izbiro izgubijo pregled. Manj jih ne zadošča, saj začnejo sami improvizirati in s tem rušiti dosledni videz.

Pri vsaki postavitvi premislimo, komu je namenjena. Konferenčni govorec potrebuje velik naslov in malo besedila, ekipa, ki pripravlja mesečna poročila, pa tabelo in prostor za opombo.

• naslovni diapozitiv in zaključek
• besedilo z naslovom in eno vsebinsko poljo
• dva stolpca za primerjavo
• celostranska slika z kratkim napisom

Označbe mest: polja, ki vodijo vnos

Označba mesta je prazno polje na postavitvi, ki ve, kaj bo vanj prišlo. Besedilna označba sprejme besedilo in ga samodejno oblikuje po pravilih predloge. Slikovna sprejme sliko in jo obreže na določeno razmerje. Obstajajo tudi označbe za grafikone, tabele in videoposnetke.

Največja prednost označb je, da uporabnik ne more narediti večje škode. Če je napisal predolg naslov, se pisava zmanjša do meje, ki smo jo določili, ali pa vidi, da je besedilo predolgo. Slika se ne razpotegne, ker jo polje samo prilagodi.

Pogosta napaka je, da nekdo namesto označbe vstavi običajno besedilno polje. Videti je enako, a ne dobi pravil iz glavnega diapozitiva. Ko pozneje spremenite pisavo, to polje ostane staro in pokvari celoto.

Zato ekipam svetujemo, da vedno uporabljajo polja, ki jih ponuja postavitev, in ne dodajajo lastnih. Če nečesa ni mogoče vstaviti, je to znak, da predloga potrebuje novo postavitev, ne da naj uporabnik krši pravila.

Teme, barve in pisave: ena sprememba, ena beseda

Tretji pojem, ki ga ljudje mešajo, je tema. Tema je skupek barv in pisav, ki jih predloga uporablja. V PowerPointu in Keynotu je shranjena na ravni celotne datoteke, zato se vsaka barva v grafikonu ali liku sklicuje na paleto in ne na fiksno vrednost.

Praktičen primer: podjetje spremeni osnovno barvo znamke. Če so diapozitivi pobarvani s temo, zamenjate eno barvo in se prenovi vsa predstavitev. Če so bili liki obarvani ročno s kapalko, morate pregledati vsako stran.

Zato pri izdelavi predloge najprej nastavimo barvno paleto z osnovnimi, poudarnimi in nevtralnimi odtenki ter pisavi za naslove in besedilo. Šele nato rišemo postavitve. Vrstni red je pomemben, ker kasneje spreminjanje teme pomeni delo od začetka.

Priporočamo tudi, da izberete pisavi, ki sta nameščeni na vseh računalnikih ekipe. Lepa pisava, ki je sodelavec nima, se na njegovem zaslonu zamenja z drugo in postavitev se premakne.

• osnovne barve za ozadje in besedilo
• poudarne barve za grafikone in ključne številke
• ena pisava za naslove, ena za telo

Kako prepoznate, da predloga ne drži

Predloga, ki je ni nihče zares zgradil, se razkrije že po nekaj tednih uporabe. Prvi znak je, da imajo diapozitivi v isti predstavitvi različno velike naslove. Drugi je, da so odmiki od roba nekoliko različni in se naslov pri preklopu zdi, kot da skače.

Tretji znak je, da ljudje kopirajo diapozitive iz starih predstavitev in jih vstavljajo v nove. S tem v datoteko pripeljejo še en glavni diapozitiv, nato še enega. Odprite pogled glavnega diapozitiva in če jih vidite pet ali več, je predloga že razpadla.

Rešitev ni v strožjem opominjanju sodelavcev, ampak v predlogi, ki je lažja za uporabo kot za kršenje. Ko je izbira postavitev jasna in so polja vodena, kopiranje starih diapozitivov ni več najhitrejša pot.

Pri predajah predlog zato vedno pokažemo še kratek postopek: kako dodati diapozitiv, kako zamenjati postavitev in kako ponastaviti diapozitiv, ki je zdrsnil od pravil.

Kaj prinese poznavanje teh pojmov ekipi

Ko ekipa razume, kaj so glavni diapozitiv, postavitev in označba mesta, se pogovor z oblikovalcem spremeni. Namesto »naredite, da bo lepše« rečete »potrebujemo postavitev za dve številki z opombo«. To je jasno naročilo, ki ga lahko izvedemo hitro in brez ugibanja.

Razumevanje pomaga tudi pri vsakdanjih odločitvah. Veste, da je pisavo smiselno spremeniti na glavnem diapozitivu in ne na vsakem posebej. Veste, da novo polje spada v postavitev, ne na naključen diapozitiv.

Poleti, ko se pripravljajo jesenske konference in poslovna poročila, je to dober čas, da predlogo pregledate. Ni treba pisati nove. Pogosto zadošča, da odpravite podvojene glavne diapozitive, poenotite pisave in dodate eno ali dve manjkajoči postavitvi.

Tak pregled traja nekaj ur, prihranek pa se pokaže pri vsaki naslednji predstavitvi, ki jo ekipa pripravi sama.

• preštejte glavne diapozitive v datoteki
• preverite, ali so vsa polja označbe mesta
• preizkusite predlogo na računalniku sodelavca